新型コロナウイルス感染拡大に伴いリモートワークが広がってきた影響で、Web会議も一気に広まりました。
いかがでしょう？Web会議。意外と、悪くないんじゃないですか？
私も、頭が固いタイプの人間なので「会議や打ち合わせは対面でするのが一番！」と思い込んでいたけど、何度かWeb会議を経験した結果、Webの方が良いと感じるポイントがいくつか見つかってきました。
お互いに「耳を澄まして」話を聞くことができる
Web会議のいちばん良いところは、お互いに「耳を澄まして」話を聞くことができるようになることだと思います。
対面での打ち合わせや会議とかだと、たまに他者の話を遮るようにして別の人が発言しだしたり、あるいは相手の話がちゃんと聞こえない時とかもありますよね。
テレビの討論番組もそうです。政治家や評論家たちが互いに喧々諤々の論争をしているように見えるけど、よーく聞くと、相手の意見などほとんど聞かず、ただ自分の言いたいことを言っているだけ、っていう状態をよく目にします。
ところがWeb会議になると、まず他者の声が鮮明に耳に入ってきます（イヤホンをしていると猶更）。つまり自然と「傾聴」している状態になる訳です。さらにWeb打ち合わせでは、声が入り混じると非常に聞き心地が悪くなります。するとそれを避けるために、お互いに他者の話が終わるまで待つようになります。
このようにして、Web会議では、お互いに「耳を澄まして」話を聞いている状態が自然にできあがる訳です。
耳を澄まして話を聞けば、相手のロジックを理解しやすくなります。そうすると、こちらの発言もよりロジカルになります。また、他者の意見を遮るように声を荒げるようなことも少なくなるでしょう（それでもやる人はやるんでしょうけど）。建設的で心穏やかな議論の場が成立する訳です。これはビジネスにおいては非常に有意義なことだと思います。
データや資料の共有が楽
Web会議の良いところは、もうひとつあります。それは、Web会議で使うパソコンにはデータや資料を共有する仕組みが備わっているので、それが非常に楽だという点です。
従来の対面での打ち合わせや会議を思い出してください。みんながパソコンを持ってきていましたか？
持ってきていた！という人は、すばらしい会社にいらっしゃる。私の前職では、そういった良き打ち合わせは皆無で、たいていはリーダーシップをとる人がパソコンを持ち込み、それをプロジェクターで映すかたちで話が進められていました。でもこれでは、データや資料についてじっくり確認することが難しいですよね。
「後から配布します！」というパターンもあったりしますが、でも実際のところはどうでしょう？「すでに終わった会議」のデータや資料を、わざわざしっかり見ますか？「あれ？こうすればいいんじゃない？」とアイデアがひらめいても「まあでも、もう会議で決まったしなあ…」と諦めてしまうこと、ありませんか？
データや資料の確認というのは、会議の行われているその場までにすべきものです。そうすることで、疑問点が見つかったりアイデアが浮かんだりして、それらを他者に共有し、議論をすることができるからです。
その点、Web会議には、データや資料をその場ですぐに共有することができ、参加者が同じ情報を元に意見を出し合える環境が整えやすいメリットがある訳です。
時間制限を守りやすい
もうひとつWeb会議の良いところがあります。それは、「時間制限を守りやすい」という点です。
みなさんが経験した「最長の打ち合わせ」って、何時間ですか？私は…たしか５時間。18時から23時の５時間ですね。しかも、私には終電があったから解放されただけで、他の人はその後まだ続けていたそうです。
そうです。対面での打ち合わせや会議は、ダラダラ長引きやすいんです。その原因と対処方法については今回のテーマから外れるので、また別の機会にお話ししますが、いずれにしろWebの打ち合わせは、対面よりも時間制限を守りやすいといえます。
理由は大きく２つあります。１つ目が、「Web会議システムにそもそも時間制限が備わっている」こと。これは説明不要ですね。
もう１つが「Web会議システムはオンオフがハッキリしている」ことです。
打ち合わせや会議がダラダラ長引きやすい大きな理由。それは、打ち合わせの場に人がとどまってしまいやすいから、です。
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部長「じゃあ、打ち合わせをこれで終わりにします…」
（やった！やっと打ち合わせが終わった！いま何時だ？19時？もう帰る時間だ！さてと荷物を片付けて…）
社長「あ！そういえば、あれはどうなったんだ？」
部長「あー、それはですね…実はこれこれこうで…」
社長「え？そうなの？でもあの人は…」
（えっと…帰りたい…んですけど…いいですか………ダメ、ですよね…）
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前職では、こういうことがよくありました。
さっさとみんなが席を離れて自分の机に戻れば、「そういえば」は発生しません。でもそれが会議の直後に発生してしまったら、それは会議の追加議題になります。これでプラス１時間。残念。
ところが、Web会議であれば、「それではこれで終わります」の瞬間に、みんながスイッチを切ります。いわば、みんなが瞬時に自分の机に戻るようなものです。強制的に「そういえば」で始まる追加議題をシャットダウンできる訳です。
というわけで今回は、Web打ち合わせの「良いなー」と思ったポイントについてまとめました。
もちろん「これはちょっと大変だな」とか「こうなればもっと良いのにな」と感じるポイントも、いくつかあります。
理想論をいえば、必要に応じて対面とWebを使い分けられれば良いんですけどね。今は、それもなかなか難しいタイミングですから。状況とうまく折り合いをつけて、取り組んでいきましょう。
