自分が執筆等を行ったコンテンツをまとめたポートフォリオは、Webライターにとって重要な営業ツールです。edirecoやClearvoice、forrioなどなど、様々なサービスを使ってポートフォリオを作成・公開しているWebライターが多いですが、これらのサービス使用とは別に、エクセルでまとめておくことをおすすめします。
エクセルでのポートフォリオのまとめ方
上の画像は、実際に私が作成・管理しているポートフォリオです。エクセルでポートフォリオをまとめる際には、以下のような項目を設定しておくと、色々な場面で使うときに便利です。
通しナンバー
通しナンバーを振っておくと、記事の執筆本数を数えやすくなります。全体の通し番号のほかに年度ごとの通し番号や、クライアントや記事の掲載媒体ごとの通し番号を設定するのも良いでしょう。
記事掲載日や記事提出日
記事が実際に媒体に掲載された日、記事の原稿を提出した日、どちらで管理しても良いと思いますが、混在させるのは良くないので注意しましょう。月ごとの作業内容の管理に使うことを考えたら、原稿を提出した日の方が便利です。年度ごとの分析をしたい時の利便性を考えると、年度だけの欄を設けておくのも有効。
記事のタイトル
提出した原稿のタイトルでも、実際に掲載された記事のタイトルでも、どちらでも良いです。余談ですが、掲載後に編集側（クライアント側）の意向でタイトルが変わることがあるので、正確性を気にする必要はないと思います。
記事の掲載媒体
作業した記事の本数が増えていくと、記事のタイトルだけではどのような記事だったかを思い出せなくなります。あわせて掲載媒体もまとめておくと思い出しやすくなり便利です。
行なった作業の種類（取材、執筆、編集、校閲、CMS入稿etc…）
かなり重要です。プルダウンで選択肢の中を選べるようにしておくと管理しやすいし、後から分類したり集計しやすくなります。
署名の有無
これも重要です。なぜなら署名が有る記事はクライアントから評価される傾向がありますし、「確かにこの人が書いたんだ」という強い証明にもなるからです。クライアントに実績を提示したい時に便利なので、しっかりまとめておきましょう。
仕事をいただいたクライアント
基本的には会社名で管理しておけば良いと思います。確定申告など、クライアントごとに実施案件をチェックしたい状況はよく起きるので、必ずまとめておきましょう。
記事のURL
基本的にクライアントは記事を公開してもそれをWebライターにわざわざ通知しません（記名記事であれば教えてくれることもある）。Webライター側から聞くなり、クライアントの記事媒体をチェックするなどして、公開された記事をチェックするようにしましょう。ハイパーリンク設定をしておくと記事に直接飛べるので便利です。
報酬
私が管理・作成しているポートフォリオでは設定していませんが、報酬の欄も設けておくと、月ごとの作業内容等を見たり確定申告などの際に便利だと思います。
エクセルでポートフォリオをまとめるメリット
ポートフォリオサービスを変更するときに移転作業がしやすい
ポートフォリオサービスを実際に使用してみると、インターフェースや使い心地、あるいは記事の掲載可能本数など、いろいろと「ちょっと合わないな」と思うことがあります。そうなった場合ポートフォリオサービスを変えるのは有効ですが、そうなった時にエクセルでポートフォリオをまとめてあると、移転作業のデータベースとして使用でき作業がしやすくなります。
もしエクセルでのポートフォリオがない場合、移転前のポートフォリオサービスを基に次のポートフォリオサービスに内容をコピペしていくことになります。この際、サービスの一覧ページから見られない項目があったりすると、いちいち個別のページを開かなければならず手間です。必要な情報が一枚のシートにまとまったエクセルがあれば、そういった手間を省くことができます。
自分の作業内容の分析をしやすくなる
今回、あえて「エクセルで」とした理由がこれです。表計算ソフトであるエクセルであれば、自分の作業内容を分析する際に使い勝手がとても良くなります。
例えば、クライアントごとの作業本数や報酬の割合分布を出したい場合。エクセルならばCOUNTIF関数を使うなどして計算すれば、簡単に数字を出すことができます。「請求書を作成するために月ごとの作業本数等をクライアントごとに見たい」という時でも、エクセルならばソート機能を使うなどして簡単にチェックできます。
それとポートフォリオサービスでは記事の掲載本数に制限があったりしますし、場合によってはサービスが終了してしまう可能性もあります。そうした場合、ポートフォリオサービスだけしか使っていないと、自分の作業を振り返るのが大変です。自分の作業履歴を手元に残しておく、という意味でもエクセルでのポートフォリオまとめは重要です。
記事本数が積み重なっていくとめちゃくちゃ自信になる
これもあえて「エクセルで」とした理由です。あらためて私のポートフォリオエクセルを見ていただくと
いかがでしょうか。手前みそですが、これだけズラーっと並んでいると、なんだかとても実績を積めているように自分では感じられます。左側の通しナンバーからわかるとおり、この時点であと300以上、実績が並んでいる状況ですから、スクロールするのに大変ですが、それなりに頑張ってきたことを実感できます。
これが、エクセルでポートフォリオを作ることの重要なメリットです。最初は数行だったシートが10数行になると嬉しくなり、数10行になると努力を実感し始め、100行、200行と積み重なっていくと確固たる自信につながっていくのです。
ここまでご紹介してきたメリットからも分かるとおり、このエクセル自体を他の人に見せることはほぼありません。他の人には見せないけど、でも自分だけが見ても嬉しくなったり努力を感じたりできる点は、まるで預金通帳のような感覚だと私は思います。嬉しいですよね？売り上げが入金された通帳の数字を見ると。それと似ています。
まとめ
というわけで今回は、Webライターのポートフォリオをエクセルでまとめる方法とメリットについてご紹介してきました。エクセルで作成するのは、記事本数が多いと大変です。興味がある方はぜひ、早めにトライしていただくことをおすすめします。
