「この前送ったメール、まだ返信が来ないなあ…」「見てもらいたい資料をメールで送ったんだけど、ちゃんと見てもらえているかなあ…」
仕事のメールは電話と違い、相手のリアクションを直に確認することが難しいため、こういった悩みを抱えがちです。たまたま返信が無いだけならばまだマシですが、「相手がメールを開いてすらいない」なんてことになると、仕事にも支障をきたすでしょう
そこで今回は、特に新入社員から入社3年目くらいのフレッシュな社会人の方々を想定して、「相手にちゃんと確認してもらえる」メールの作り方を、「タイトル」と「本文」の2つのポイントにまとめて解説します。
確認してもらえるメールの作り方その①タイトルでは「～について」を使わない
さっそくですが、まずメールソフトを起動して、あなたが仕事で実際に送信しているメールのタイトルを眺めてみてください。今見られない環境であれば、直近で送ったメールのタイトルを思い出してみてください。
送信したメールのタイトルに「～について」が多く使われている方。まずは今から「～について」使用禁止令を課しましょう。
なぜ「～について」を使ってはダメなのか？それは、タイトルが「～について」で終わっていると、そのメールが具体的にどのような内容のものなのか、どのようなアクションを求めているものなのかが、伝わりづらいからです。
例えば、社内で行う打ち合わせの日程調整をするために、参加予定者にメールを送りたい場合。次の3つのタイトルを比べてみてください。
①「●●プロジェクトに関する打ち合わせについて」
②「●●プロジェクトに関する打ち合わせの日程について」
③「●●プロジェクトに関する打ち合わせの参加可能日時をご教示ください」
どうでしょう。③のタイトルが圧倒的に「具体的に何をしてほしいのか」が分かりますよね。「あ、打ち合わせに参加できる日時を教えてほしいんだな」と。
②も、イマイチですが悪くはありません。「打ち合わせに関する日程の相談かな？」と推察できます。
①はどうでしょうか？「打ち合わせについて…なんだ？」という気持ちになりませんか？
この「なんだ？」という気持ちにさせてしまうのが、良くないメールのタイトルの付け方です。逆に、③のように「具体的に何をしてほしいのか」が分かるタイトルが、良いメールタイトルだと言えます。
なぜ「なんだ？」という気持ちにさせるのが良くないのか？それは、メールで何かを確認してほしいような立場にいる人は、日々たくさんのメールが送られてきているからです。
しかも、「上の立場」である人ほど、送られてくるメールの量が膨大であり、ひとつひとつを順番に開封して中身を見ることが出来ません。必然的に「受信ボックスに並ぶタイトルを見て、重要度が高そうな順から中身を見ていく」ことになります。そんな作業の中で「～について」なんてタイトルを見ると「よく分からんな…大事そうではないし、後回しだ！」ということになりかねないのです。
タイトルは「～について」で終わらせず、「ご確認ください」「ご教示ください」「ご返信をお願いします」などの具体的なアクションの要望を盛り込むこと。これが「開いてもらえる」メールタイトルのコツです。場合によっては「期日」を明示することもアリでしょう。
確認してもらえるメールの作り方その②本文は「何をしてほしいのか」が分かるように書く
忙しい仕事の合間に、ようやくメールチェックの時間ができた。お？「●●プロジェクトに関する打ち合わせの参加可能日時をご教示ください」だと？よしよし、確認してみようじゃないか。ん？なんじゃこりゃ？
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佐々木部長
お疲れ様です。加藤です。
●●プロジェクトに関する打ち合わせを開催するので、スケジュールをご教示ください。
よろしくお願いいたします。
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スケジュールをご教示くださいと言われても…。打ち合わせって何時間やるんだ？どこでやるんだ？そもそも、何のための打ち合わせなんだ？私は出る必要があるのか？まったく分からんぞ！
…そうです。これは、ダメなメール本文の例です。
何がダメなのかというと、佐々木部長のリアクションを見れば分かるとおり。一見「何をしてほしいか」が書かれているようで、実はまったく具体的ではなく、相手に色々な疑問を持たせてしまっていることがダメなのです。
そもそもメールは電話とは違い、そこに書くテキストでしか情報を伝えられません。
ということは、メールの本文には「その文章を読めばどのようなことをしてほしいかが具体的に分かる」ことが求められるわけです。
では、どのような本文を書けば良いのか？上のダメな文例を修正してみましょう。
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佐々木部長
お疲れ様です。加藤です。
現在●●課で進めている●●プロジェクトに関しまして、来週●日に実施予定のプレゼンテーションが完成しました。
つきましては、プレゼンテーションのテストと内容確認の打ち合わせを行いたく、日程調整のためご連絡さしあげた次第です。
場所は●●ルームにて、1時間ほどを予定しております。
お手数ですが、下記のうちご都合がよろしい日時をご教示いただきたく存じます。
・●月●日 14時～18時
・●月●日 10時～12時
・●月●日 15時～18時
ご多忙の折恐縮ですが、●月●日までにご返答いただきますようお願いいたします。
●●課 加藤
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いかがでしょうか。これはあくまで一例ですので、より丁寧に書いた方が良い場合もありますし、もっと簡略化しても良い場合もあったりします。いずれにしろ大事なことは「佐々木部長がリアクションをするために必要な情報をきちんと提供すること」です。
打ち合わせの内容が「プレゼンテーションのテストと内容確認」ということが分かれば、佐々木部長は「自分が出るべきか否か」を判断できます。
「場所は●●ルームにて、1時間ほどを予定」していることが分かれば、打ち合わせに出られそうか否かを判断できます（上の立場の人たちは出張等で一日ずっとオフィスにいない、ということもザラです）。
選択肢が提示されていれば、打ち合わせに出られる日時を自ら選び、指定することができます。もしどれもダメそうでも「どれも出られないから私抜きで進めてくれ」か「どれも出られないから別日程を提示してくれ」と、ネクストアクションにつなげられます。
そして、返答日時が指定されていることで「すぐに返しておいた方がいいか」という気持ちになってくれます。
ここまでやってようやく「多忙な中でも返したくなるメール」になる訳です。
それでもメールが返ってこない！そんな時は…
さて、ここまでやってもメールが返ってこない場合。そんな時は迷わずメールを「再送」するか、もしくは「電話」で連絡をとりましょう。
「もしかしたらメールは開いているけど、たまたま返してないだけかもしれない」なんて躊躇する気持ちになるかもしれません。
ですが、例えば今回ご紹介した文例のような「何かを決める」メールの場合は、相手のリアクションがないと仕事が次に進みませんよね。
仕事において大事なことは、仕事を停滞させないことです。仕事の流れをストップさせてしまうと、自分だけではなくその仕事に関連する人すべての人の手を止めてしまうことになります。「やるべきこと」が出来ないまま、今回の文例でいえばプレゼンの確認ができないままに時間が過ぎてしまうと、取り返しのつかないことにもなりかねません。
なので、そこは躊躇なく。相手のリアクションを促すよう連絡をとるようにしましょう。仕事を大事にしている人であれば、「おお、すまんすまん。」といった具合に、きちんと返信をくれるはずです。
もちろん、メールを再送する場合には、「自分のメールがリアクションしづらいものでないか」を確認することを忘れずに！
